智慧数字档案管理系统

智慧数字档案管理系统

档案采集管理子系统主要完成各种类型（包括：党群工作类、行政管理类、规划业务管理类、会计类、规划审批类、规划监察类、测绘类、特种载体类、设备类、基建类、科研项目、规划设计成果类等共12种）档案的着录、扫描录入数字化，并对此建立、匹配相应的索引信息，包括：档案着录、档案扫描、档案检查和档案归档4个主功能。其中档案着录包括：案卷着录、件着录和文件着录。档案采集子系统的功能结构图如图所示。 1 档案着录 （1）案卷着录 案卷着录是指把电子档案文件对应的档案资料信息按照档案类别分门别类的输入系统，然后建立档案索引，完成案卷着录。工程项目案卷级着录如下图所示。 这里可以检查案卷档号的合法性，案卷录入完成之后也可以对案卷信息进行修改、打印等。 （2）件着录 件着录主要是指党务、会议、工作报告等类型的信息着录，这一类的具体操作可以参考案卷着录。 （3）文件着录 文件着录*般要先查询选择要着录的文件所属的档案。查询档案前先选择是“按卷查询”还是“按件查询”。文件着录主要功能：文件信息的着录、选择已接收的文件、文件信息的修改和打印卷内目录。 2 档案扫描 调用扫描录入组件，通过扫描的方式采集电子影像，一次采集一份案卷/件的电子影像。具体操作是在经查询后所得的列表中，选中要扫描的档案，进入该档案文件列表界面，选中其中一个文件，进入该文件扫描界面。 3 档案检查 档案检查模块用于影像质量的检查，可让操作员查看影像是否清晰、是否残缺、放置是否端正以及是否缺页，必要时也可以进行任意角度旋转、去黑边和污点的处理。对于无法通过处理达到效果的影像可以进行重扫、补扫和删除。 4 档案归档 （1）案卷归档 将已经全部通过检查的案卷进行归档处理。归档后的档案不能进行索引修改、影像修改，只能进行查询。如果归档后还需修改则先做未归档处理。 （2）件归档 将已经全部通过检查的件进行归档处理。归档后的件不能进行索引修改、影像修改，只能进行查询。如果归档后还需修改则先做未归档处理。 件归档时需根据年度信息、保管期限和起始件号，在档案列表列出所有该年度和该保管期限的件，生成与件号对应的档号，并归档。如图所示。 5.2档案利用子系统 档案利用子系统是对利用服务的功能模块，要求能够满足对不同用户群、多种利用方式的档案利用服务的需求。要求提供强大的、**有效的查询方式并提供各种行之有效的查询、利用、借阅、计费、反馈情况、统计分析等功能。功能结构图如下所示。 1 面向一般档案利用人员 （1）档案查询 本系统提供了三种查询方式：案卷查询、件查询和文件查询。【案卷查询】 根据案卷的档号、案卷题名、项目编号、项目名称、建设单位等条件组合进行模糊查询。可以在一个或者多个输入框中输入字段信息，即可查到符合条件的档案。 【件查询】 选择件查询方式，通过件题名、件号或者年度进行组合查询。 【文件查询】 文件查询参照【案卷查询】。 （2）统计分析 档案统计功能是帮助档案管理员来了解档案中某种分类下档案的数量如：‘2000年文书档案共有多少卷’、‘文书档案各个保管期限各有多少件’等。档案统计功能窗口。如下图所示。 图5-50档案统计分析界面 ? 新建统计方案 按照需求新建需要的统计方案 ? 选择需要统计的档案类型 选择需要统计的档案类型 ? 选择分类字段 选择统计数据按照哪个字段分类 ? 选择统计字段 选择按照哪个字段进行统计，即运算方式 ? 检索数据 从选的档案类型中选择需要统计的数据 ? 出统计表和统计图 系统按照设定的统计项及数据范围自动出统计报表及统计图 （3）反馈登记 用户反馈登记即互动性，是指档案网站通过设立公告栏、用户发言栏、提供网站管理员邮箱等手段，收集档案用户的反馈意见，征询社会各界对档案馆服务工作的建议，并答复用户的提问。 2 面向档案管理员 （1）借阅管理 该菜单包括：新建申请、未办任务、已办任务和所有任务。 主要功能：是用户借阅外单位或本单位档案时的借阅流程，包括【借阅申请】、【借阅登记】、【登记审核】、【借阅归还】、【归还审核】、【借阅反馈】、【借阅收费】等处理环节。各环节说明如下： 【借阅申请】：一般档案利用人员查看某一档案时，必须先启动借阅申请任务，填写借阅申请单，将此借阅申请提交给档案管理人员审核。 【借阅登记】：档案管理人员对一般档案利用者提交上来的借阅申请进行借阅登记。 【登记审核】：档案管理审核人对已经过借阅登记的申请进行审核，并填写出库意见，以决定利用者是否有权限查看所申请的相应档案。 【借阅归还】：档案管理人员对归还的档案进行校对，以免有档案的遗漏等。 【归还审核】：档案管理**对已经过借阅归还初审的归还档案进行再次审核，并填写入库意见，以决定归还的档案是否可以入库。 【借阅反馈】：当档案利用者借阅完毕后，档案管理人员根据利用者反馈意见，进行填写利用效果反馈。 【借阅收费】：根据收费定义，在审核单上将自动计算出标准收费，档案管理人员可以填写此次借阅档案的实收金额，用以收取借阅费用。 （2）鉴定管理 鉴定管理是根据档案保管期限，对到期的档案进行鉴定，判断其*。鉴定管理主要功能：档案文件鉴定和档案鉴定统计。 （3）销毁管理 销毁管理是根据档案的鉴定结果，对无继续保存*的档案进行销毁操作。销毁管理主要功能：档案文件销毁和档案销毁统计。 （4）编研管理 编研管理是利用现有的档案资料，编写编研文档，现有的编研文档有：大事记、组织机构沿革、基础数字汇编、会议简介。编研管理主要功能 （5）变更管理 变更管理主要是对一种复制功能，一份档案在出现变更后会形成新的版本，老版本也同时保存。即对变更的档案信息进行填写保存。 5.3 档案管理子系统 档案管理子系统主要是对系统进行一些日常管理，包括：日志管理、用户权限管理、电子表单管理和元数据管理4个主功能。其中日志管理包括：系统运行日志管理和用户操作日志管理；用户权限管理包括：用户管理和组织管理；电子表单管理包括：表单定义管理和字段定义管理；元数据管理包括：元数据定义管理。系统功能结构图如下所示。 1 日志管理 （1）系统运行日志管理 主要是对系统在运行过程中产生的日志进行管理，包括系统启动、关闭的日志；系统出现错误时产生的日志等，以便以后查询。 （2）用户操作日志管理 主要是对用户在登录系统的一系列操作进行记录，并写入日志。 2 用户权限管理 （1）用户管理 用户管理的功能：用户的新增、用户信息的查询、用户权限的管理。 ? 用户新增 用户新增就是注册用户的过程。即在用户管理界面中，选择用户所属组织，填写用户信息。 ? 用户信息查询 通过用户基本信息，如账号、姓名、电子邮件、部门等组合查询，可查看用户的详细信息。 ? 用户选中某一用户，进行删除。 ? 用户权限的管理 在用户权限管理界面中，可以对用户的基本信息进行修改，也可以对用户的功能权限和数据权限进行添加和移除。 （2）组织管理 组织管理的功能：组织的新增、组织信息的查询、其具体操作和用户管理一致。只是组织管理是针对组织档案室而言。 3 电子表单管理 （1）表单定义管理 表单定义管理的功能：表单的新增、查询、查看电子表单信息、 （2）字段定义管理 表单字段定义管理的功能：表单字段的新增、查询、查看字段信息、 4 元数据管理 元数据定义管理的功能：元数据的新增、查询、